Molte persone sono alla ricerca di una gestione documentale free perchè vogliono dotarsi di uno strumento tecnologico per l’archiviazione sostitutiva dei documenti cartacei.
E’ sicuramente un proposito encomiabile, dopotutto la ricerca di documenti di consegna, bolle e fatture di acquisto o fatture di vendita è un processo che è rimasto sostanzialmente consolidato nel tempo e continua ad essere una fonte di costi per le aziende!
Fortunatamente la tecnologia ci viene ora in aiuto, consentendo di chiudere una volta per tutte gli armadi polverosi e riaprirli solo in caso di emergenza: il software documentale è qui!
E’ altrettanto naturale che se un programma per computer può aiutarci a ridurre i tempi per il reperimento dei documenti, ci siano comunque dei costi implicati: tanto per cominciare l’acquisto di uno scanner per digitalizzare i documenti cartacei, la licenza di uso del software documentale, il server per l’archiviazione digitale e infine la formazione del personale.
Il Documentale Open Source…
In rete esistono diversi prodotti open source che consentono di gestire l’archiviazione documentale. Un “open source” è un software il cui codice è liberamente scaricabile e modificabile da chiunque, infatti generalmente c’è una comunità di sviluppatori che ne porta avanti l’evoluzione (il caso più noto di Open Source è il sistema Linux, gestito da una folta schiera di programmatori).
E’ quindi naturale che l’equazione “libero cioè gratis” salti subito in mente, facendo pensare ad un risparmio. Questo è in molti casi un errore, perchè se è vero che non c’è un costo monetario per l’acquisto, ci sono una serie di costi accessori che vanno considerati:
- Bisogna documentarsi in maniera approfondita sulle caratteristiche del software per installarlo nella propria rete e per vedere che richieste necessita (in termini di server ma anche di sistema operativo)
- In caso di problematiche, non c’è un supporto tecnico dedicato, ma bisogna arrangiarsi o chiedere alla comunità degli sviluppatori. Nel caso la comunità sia piccola, magari possono volerci giorni prima di avere una risposta e se avete fretta di utilizzare il sistema questa non è una bella prospettiva
- Generalmente il software open source non copre tutte le esigenze aziendali, ma parte dalle funzionalità più generali per coprire un pò alla volta le esigenze meno frequenti.
Tra i prodotti open source più noti troviamo:
Alfresco
Alfresco è un sistema di gestione documentale per Window e Unix, basato su tecnologia Java e JSP. Esistono due versioni : Alfresco Community edition che è open source, gestita tramite licenza LGPL e usa degli standard aperti per la gestione dei documenti e Alfresco Enterprise che ha una licenza commerciale.
E’ un software che è progetto per essere molto scalabile (dovendo gestire situazioni con anche centinaia di utenti).
Tra le caratteristiche principali c’e’ un “content repository”, un sistema di gestione web tipo portale per gestire i contenuti, un sistema di gestione dei files di tipo CIFS che si interfaccia in ambiente operativo Windows o UNIX e infine un sistema di gestione di web applications tramite piattaforme Apache Tomcat, Lucene indexing, and jBPM workflow.
Doqui
Doqui è un sistema di gestione documentale voluto da Regione Piemonte, Città di Torino e Provincia di Torino che hanno avviato un’iniziativa congiunta per la realizzazione di un sistema di gestione documentale basato su tecnologie open source, in particolare sullo stesso ALFRESCO menzionato poco sopra.
Nell’idea degli ideatori il sistema DOQUI dovrebbe servire per realizzare la normativa CNIPA sulla gestione documentale, quindi è indirizzato prevalentemente alle amministrazioni pubbliche.
Il sistema, basato su Java, si compone di diversi moduli:
- INDEX (Gestore documentale)
- DOSIGN (Verifica della firma digitale e marcatura temporale)
- CRECEDO (Cedolino on line)
- SHARE
- ACTA (Titolario della pubblica amministrazione)
Ti senti pronto ad affrontare la sfida dell’open source ? Se invece preferisci una alternativa più semplice e già pronta per le tue esigenze, perchè non chiedi una dimostrazione di Laserfiche ?