Da poco abbiamo pubblicato e messo in commercio DOCS, la nostra risposta a chi cerca un software di gestione documentale ECM, per l’archiviazione elettronica e la distribuzione di documenti. Il successo del software non ci ha del tutto sorpresi a dire la verità ma ci stiamo rendendo conto, anche grazie alle richieste e alle domande che ci sono pervenute che esiste ancora piuttosto molta confusione su questo argomentoQualcuno ad esempio ci ha chiesto quale fosse la differenza tra DOCS e GOOGLE DOCS. Apro una parentesi e dico che il nome del software non è dipeso dal nome dell’applicativo di GOOGLE, è stato un caso. Chiusa la parentesi, spiego invece che GOOGLE DOCS è un sistema molto rudimentale per lo storage di documenti e la loro condivisione. Il sistema della condivisione dei documenti però, non è applicabile a sistemi che hanno necessità di grandi numeri di utenti e di “filtri”. Ma al di là della gestione degli utenti con i quali condividere i documenti, GOOGLE DOCS non è un’applicativo inseribile in un percorso di certificazione ISO in un processo di gestione aziendale, il nostro DOCS sì.Per quale motivo?Semplice, DOCS tiene traccia di tutti i movimenti dei files, chi ha pubblicato e scaricato che cosa, con tanto di notifiche via mail, cioè c’è un severo controllo dei files di accesso. Ogni file ha una sua memoria “storica” comprensiva del versioning dello stesso. in DOCS esiste una netta distinzione tra files archiviati e distribuiti e files solamente arichiviati. La distribuzione dei documenti poi, punto forte di DOCS, rispetto a GOOGLE DOCS viene effettuata tenendo traccia degli accessi ai files condivisi. Significa, sostanzialmente, che io devo avere la certezza che un dato documento, messo a disposizione di un utente, venga “scaricato” dall’utente stesso. Per determinate procedure documentali, nell’ambito ad esempio di rapporti con la pubblica amministrazione o ad esempio nelle procedure delle gare di appalto o nei rapporti con le banche, la certezza che un dato documento sia stato scaricato da un utente, è sicuramente una sicurezza. Ciò non è possibile con GOOGLE DOCS.GOOGLE DOCS è un applicativo carino, sicuramente efficace per determinate casistiche ma rimane quello che è e cioè un applicativo carino. non è possibile utilizzarlo all’interno di processi documentali dove tracciabilità, accessi, versioning, archiviazione intelligente e distribuzione, giocano un ruolo fondamentale soprattutto anche all’interno di ambienti certificati. GOOGLE DOCS e il nostro DOCS, sono cose completamente differenti e non possono essere paragonati. Hanno senz’altro punti in comune, ma sono molto di più i punti che li differenziano.Per chi ha necessità di ulteriori chiarimenti, rimaniamo senz’altro a sua disposizione.