Scopri come risparmiare tempo e denaro in azienda!
La gestione documentale riduce tempi e sprechi!
Nella gestione documentale tradizionale risulta che:
- L’85% dei documenti in azienda non viene mai riutilizzato;
- Il 50% dei documenti viene copiato fino a sei volte
- Il 7% dei documenti viene smarrito
- circa 115 miliardi sono le pagine che vengono stampate ogni anno in Italia, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, per un costo di 287 milioni di euro all’anno
- ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento.
- 1 documento archiviato su 20 viene perduto, il 3% è archiviato erroneamente e il costo per recuperarlo è stimato in ben 120 euro.
(fonte infocamere)
Puoi fidarti di una gestione archivio documenti open source ?
Ci sono sicuramente in giro programmi open source the possono aiutarti nella gestione di un archivio elettronico, ma open source non significa niente costi! Significa che il programma ti costa zero, ma devi comunque
- Formare il personale per usare il programma di archiviazione documenti
- Formare almeno una persona per saper gestire, aggiornare e configurare il software di archivio elettronico
- Assumere una persona dedicata alla gestione del software se nessuno del personale è disponibile ad assumersi l’incarico
- Affidarti a consulenti esterni quando ci sono problemi gravi
- Verificare se è disponibile in italiano!!!
Vale la pena di correre questi rischi ? Passare alla gestione elettronica dei documenti è una scelta che deve alleggerire il carico di lavoro burocratico dell’azienda, non deve appesantirla!
L’archiviazione documentale Laserfiche
Laserfiche è una ditta americana che si occupa esclusivamente di software di gestione elettronica dei documenti! Disponibile in varie configurazioni, dal singolo imprenditore alla grande azienda, il software laserfiche è dal 1987 , uno degli standard di settore in America e ora è arrivato anche in Italia!
LaserFiche è leader per la fornitura di software EDM (Electronic Document Management).
I prodotti Laserfiche consentono di acquisire, archiviare e recuperare documenti in maniera flessibile ed efficiente. Le capacità di ricerca intelligente consentono di velocizzare i processi di recupero delle informazioni.Le funzioni di Workflow e notifica automatizzano le procedure ripetitive e costose che sempre si accompagnano alla lavorazione dei documenti.
LaserFiche è una piattaforma di document management flessibile che si adatta alle necessità multidipartimentali e permette agli utenti di mantenere le procedure preferite, aumentando l’efficienza sul lavoro e riducendo i costi del personale.
I punti fondamentali di laserfiche sono:
- Riconoscimento OCR Automatico e indicizzazione, per ridurre i tempi di digitalizzazione dei documenti
- Ricerca Intelligente, per reperire velocemente i documenti
- Protezione dei documenti, per impedire accessi non autorizzati
- Simula l’archiviazione manuale, permettendo di creare cartelle personalizzabili.
- Indicizzazione di documenti elettronici costituiti di sole immagini
- Possibilità di backup periodici per prevenire la perdita di dati.
- Possibilità di utilizzo mediante Web con strumenti aggiuntivi.
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