Conservazione sostitutiva dei documenti fiscali informatici nel formato pdf di acrobat reader: il migliore per il rispetto dei requisiti di legge.La scelta del formato con cui procedere all’archiviazione elettronica dei documenti fiscali come il libro giornale, libro degli inventari, registri Iva, fatture, documenti di trasporto, dichiarazioni fiscali, libro soci, libro delle adunanze eccetera per passare dal formato cartaceo al formato digitale elettronico prevede il rispetto dei seguenti requisiti:Il formato deve non essere proprietario, vale a dire non essere legato a una specifica aziendaIl formato deve essere aperto, nel senso che le sue specifiche devono essere di pubblico dominio e ben documentateIl formato deve essere uno standard, vale a dire essere approvato da organismi internazionali di standardizzazione, quali ad esempio l’Ansi (American national standards institute), l’Iso (International organization for standardization).In questo modo sarà possibili trasferire il contenuto di un documento cartaceo su un supporto informatico utilizzando un determinato formato digitale.Il formato digitale elettronico dei documenti prevede la trasformazione del documento elettronico ma anche cartaceo su cui lavoriamo in una sequenza di zero e uno (i “bit”) che, combinati tra di loro secondo una specifica codifica, rendono i documenti leggibili dall’utente finale.I documenti fiscali da trasformare in formato elettronico rilevanti ai fini fiscaliI principale documenti fiscali che possiamo conservare utilizzando il formato digitale sono libro giornale, libro degli inventari, registri Iva, fatture, documenti di trasporto, dichiarazioni fiscali, libro soci, libro delle adunanze eccetera (previsti dal Dpr 600 del 1973 e nel Dpr 633 del 1972)Caratteristiche del formato del documento digitale da archiviare elettronicamente al posto del documento cartaceo Il documento non deve essere modificabile nel tempo (articolo 1, comma 2, lettera a, Dm 23 gennaio 2004); Il documento digitale non dovrà contenere né macroistruzioni né codici eseguibili.Il formato che attualmente soddisfa tutti i requisiti del legislatore per la conservazione sostitutiva elettronica dei documenti fiscali nel lungo periodo è il formato Pdf/A (Portable document format for archiving), standard Iso dal 2005.Riferimenti normativi Per quanto concerne la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali, le disposizioni di riferimento sono contenute nel Dm 23 gennaio 2004, nella deliberazione Cnipa 11/2004 e nella circolare 36/2006 dell’Agenzia delle Entrate .Costisicurametne sono da considerare i costi di implementazione dle sistema con quelli della conservazione cartace ache sul breve periodo saranno elevati per via degli investimenti delle aziende che si stanno affacciando sul mercato e chiedono compensi elevati, forse troppo, ma anche i costi del personale amministrativo molto spesso deputate a svolgere mansioni di basso profilo che rappresentano un costo in risorse umane elevato. Ritengo sia conveniente allo stato attauel mantenere una configurazione tradizionale del meccanismo di conservazione dei documenti almeno fino a quando i costi della conservazione per via dello sviluppo della ocmpetizione tra operatori non sarà diminuito.
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